Hướng dẫn viết formal email bằng tiếng Anh ấn tượng

Có hai loại email chính đó là formal (trang trọng) và informal (thân mật). Tuy cùng là email những mỗi loại bên cạnh form mẫu chung lại có những yêu cầu riêng, đặc biệt là đối với dạng formal. Trong bài viết này, AROMA xin gửi tới bạn những hướng dẫn viết email tiếng anh ấn tượng đối với email dạng formal để bạn có thể tạo nên những email hoàn hảo, chuẩn form nhất.

Cách viết email tiếng anh vô cùng ấn tượng

1. Beginning

Cũng giống như khi viết email bằng tiếng Việt, hãy mở đầu bức thư bằng một lời chào.

Dear Mr. Harry/ Dear Mrs. Harry/ Dear Miss Harry

Dear Dr. Smith

Dear Captain Morgan …

Dear Sir/ Dear Madam (trong trường hợp bạn không biết người nhận thư sẽ là nam hay nữ thì hãy viết chung Dear Sir/Madam).

2. Body

Hãy luôn bắt đầu bằng lời cảm ơn trước nếu bạn viết email trả lời:

– Viết email trả lời khách hàng: Thanks for contacting Sakura Company.

– Viết email phản hồi email của công ty mà bạn đã ứng tuyển: I am very happy to receive your email.

Sau đó hãy nhanh chóng đi vào mục đích chính của email rồi chuyển đến các phần khác.

Nếu bạn là người chủ động viết email, thì không cần có các dòng cảm ơn ở trên, thay vào đó bạn có thể áp dụng theo các mẫu câu ở một số tình huống phổ biến sau:

– Viết email xin việc: I am writing to apply for the position of project manager (Tôi viết thư để ứng tuyển vị trí quản lý dự án)

– Viết email lưu trú (đặt phòng khách sạn): I am writing to make a hotel reservation (Tôi viết thư để đặt trước phòng khách sạn).

– Viết email xác nhận việc đặt vé: I am writing to confirm my ticket booking (Tôi viết thư để xác nhận việc đặt trước vé).

– Viết email để hỏi thêm thông tin về sản phẩm:

I am writing to ask for further information about your produces (Tôi viết thư để biết thêm một số thông tin về các sản phẩm của bạn).

– Viết email mời tham dự tiệc: Could you please let me know if you can arrange time to attend our anniversary party 6th? (Bạn có thể vui lòng báo cho tôi biết nếu bạn có thể sắp xếp thời gian để tham dự bữa tiệc kỉ niệm lần thứ 6 của chúng tôi).

– Viết email cung cấp thông tin:

If you need any further information, please feel free to contact us (Nếu bạn cần thêm bất kì thông tin nào, làm ơn liên hệ với chúng tôi).

We regret to inform you that the show has been cancelled due to the heavy rain (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo cho bạn rằng chương trình biểu diễn đã bị hủy bởi vì trời mưa to).

– Viết email phàn nàn:

I am writing to express my dissatisfaction with your staff (Tôi viết thư này để bày tỏ sự không hài lòng với đội ngũ nhân viên của bạn).

I am writing to complain about the quality of your produce (Tôi viết thư này để phàn nàn về chất lượng sản phẩm của bạn).

– Viết email xin lỗi:

We would like to apologize for any inconvenience that we caused (Chúng tôi xin lỗi vì những bất tiện mà chúng tôi đã gây ra).

Please accept our sincere apologies (Làm ơn hãy chấp nhận lời xin lỗi chân thành của chúng tôi).

Please let us know what we can do to compensate you for the damages (Làm ơn hãy cho chúng tôi biết chúng tôi có thể làm những gì để bồi thường những thiệt hại).

Trường hợp trong mail có tệp đính kèm:

I am sending you the CV as an attachment (Tôi đã gửi cho bạn CV trong file đính kèm).

Please find attached the file you requested (Vui lòng tìm những thông tin trong file đính kèm mà bạn đã yêu cầu).

3. Ending

Thank you for your interest (Cảm ơn sự quan tâm của bạn)

If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know and we will give you the answer as soon as possible (Nếu bạn có bất kì câu hỏi hay sự quan tâm nào, đừng ngần ngại mà hãy cho chúng tôi biết, và chúng tôi sẽ cho bạn câu trả lời sớm nhất có thể).

I look forward to hearing the result from you (Tôi mong chờ được nghe kết quả từ bạn).

Sau đó hãy kết thúc thư:

Yours faithfully/ Yours sincerely

Sincerely Yours/ Sincerely/ Yours Truly

Best/ Regards

Yêu cầu chung khi viết email:

– Email phải được viết ngắn gọn, rõ ràng.

– Chú ý đến ngữ pháp, chính tả và các dấu câu.

– Không viết tắt.

• Viết về kỷ niệm lần đầu đi xin việc bằng tiếng anh
• Học tiếng anh cùng KTVNTD

Hy vọng những hướng dẫn viết email tiếng anh ấn tượng trên cùng với ví dụ thực tế sẽ giúp bạn nhanh chóng nắm bắt được những yêu cầu chính khi viết một formal email để tạo nên mẫu email của riêng mình.