Tình huống đặt lịch họp – tiếng Anh thương mại

Với trường hợp cần giải quyết các vấn đề cần sự phối hợp của nhiều bộ phận, các công ty cần đặt lịch họp trước. Trong tình huống đó, bạn sẽ giao tiếp bằng tiếng Anh thương mại như thế nào? Hãy tham khảo bài học sau đây!

• Đàm thoại tiếng anh thương mại
• Tình huống báo cáo số liệu – tiếng anh thương mại

 

Mẫu câu tiếng Anh thương mại – tình huống sắp xếp lịch họp

I’m trying to arrange a meeting for next week. – Tôi sẽ cố gằng sắp xếp một cuộc họp vào tuần tới.

Can you make Thursday afternoon? – Anh/ cô có tham gia vào chiều thứ năm được không?

I don’t think we need more than two hours. – Tôi không nghĩ chúng ta cần nhiều hơn 2 giờ.

I’ve booked the conference room for 2 o’clock. – Tôi đã đặt phòng họp khoảng 2 giờ.

I’ll send you my draft proposals by Monday midday. – Tôi sẽ gửi anh/ cô bản đề xuất nháp trước trưa thứ hai.

Hội thoại tiếng Anh thương mại – tình huống sắp xếp lịch họp

Dialogue 1: Setting up a meeting (by phone) – Sắp xếp lịch họp (bằng điện thoại)

A: Hi, Anna. I’m trying to arrange a meeting for next week. Can you make Tuesday or Thursday afternoon? – Xin chào Anna. Tôi đang cố gắng sắp xếp một cuộc họp cho tuần tới. Cô có thể tham gia vào chiều thứ Ba hay thứ Năm?

B: Tuesday would be fine. What time? – Thứ Ba có vẻ tốt đấy. Mấy giờ vậy?

A: What about 3 o’clock? I don’t think need more than two hours. – 3 giờ thì sao? Tôi không nghĩ cần hơn nhiều hơn 2 giờ đâu.

B: I agree. Is Juan coming, by the way? – Tôi đồng ý. Nhân tiện thì Juan có đến không?

A: I hope so – but I haven’t asked him yet. – Tôi hy vọng vậy – nhưng tôi vẫn chưa hỏi anh ấy.

Dialogue 2: Postponing a meeting (by phone) – Hoãn họp (bằng điện thoại)

A: Hello again. I hope this won’t cause you any problems, but I’ve just spoken to Juan and he can’t make Tuesday. Could we make it Thursday instead? – Chào. Tôi hy vọng điều này sẽ không gây cho cô bất kỳ vấn đề nào, nhưng tôi vừa nói chuyện với Juan và anh ta không thể tham dự vào thứ Ba.

B: Just a moment. I’ll just check my diary. Right, I’ve got another meeting on Thursday but it should be finished by 3:15. But, could we meet at 3.30 just in case the meeting overruns? – Chỉ một lát thôi. Tôi sẽ kiểm tra lại lịch của tôi. Đúng vậy, tôi có một cuộc họp khác vào thứ Năm nhưng nó sẽ kết thúc trước 3:15. Nhưng chúng ta có thể họp lúc 3:30 chỉ trong trường hợp cuộc họp suôn sẻ được không?

A: Of course. I know Juan will be pleased because he didn’t want to miss the meeting. – Tất nhiên rồi. Tôi biết Juan sẽ rất vui vì anh ta không muốn bõ lỡ cuộc họp.

B: Fine. See you on Thursday afternoon. I’ll send you my draft proposals by Monday midday. – Tốt. Hẹn gặp anh vào chiều thứ Năm. Tôi sẽ gửi anh bản đề xuất nháp trước trưa thứ Hai.

A: Thanks Anna. Bye. – Cảm ơn cô, Anna. Tạm biệt.

Dialogue 3: Setting up a meeting (a voicemail message) – Đặt lịch họp (bằng tin nhắn thoại)

A: I’m sorry I can’t take your call at the moment. Please leave your message after the tone and I’ll get back to you as soon as I can. – Tôi rất tiếc tôi không thể tiếp cuộc gọi của anh/chị vào lúc này. Vui lòng để lại tin nhắn sau tiếng chuông và tôi sẽ gọi lại cho anh/ chị ngay khi có thể.

B: Hello, Margaret, it’s Dagmar here. I’d like to come over to Poznan next week to see you and Alex. There are some things we need to discuss relating to the arrangements for the conference. Any day next week except Friday would suit me. Could you check with Alex and get back to me? I think we’ll need about three hours. Look forward to hearing from you. – Xin chào Margaret, Dagmar đây. Tôi muốn qua Poznan vào tuần tới để gặp cô và Alex. Có một số việc chúng ta cần thảo luận liên quan đến việc sắp xếp cho cuộc họp. Bất kỳ ngày nào trong tuần tới ngoại trừ thứ Sáu đều được. Cô có thể kiểm tra với Alex và báo lại với tôi không? Tôi nghĩ chúng ta sẽ cần khoảng 3 giờ. Mong nhận được tin bạn.

Dialogue 4: Confirming a meeting by email – Xác nhận lịch họp bằng email

Hi Dagmar,

I’ve spoken to Alex and the best day for us is Wednesday. I’ve booked the conference room in our office and I’ll order some sandwiches for lunch. Let me know if you would like us to arrange anything special for you. Otherwise I’ll see you in the office at 12:30.

Regards,

Margaret

Bài dịch:

Xin chào Dagmar,

Tôi có nói chuyện với Alex và ngày tốt nhất cho chúng ta là thứ Tư. Tôi đã đặt phòng họp trong văn phòng của chúng ta và tôi sẽ đặt mấy chiếc sanwich cho bữa trưa nữa. Hãy cho tôi biết liệu anh có muốn chúng tôi sắp xếp bất kỳ việc đặc biệt nào cho anh không. Nếu không, tôi sẽ gặp anh tại văn phòng lúc 12:30.

Thân mến,

Margaret.

Các mẫu câu và từ vựng tiếng Anh thương mại bổ sung

Những mẫu câu kèm theo từ vựng tiếng Anh chuyên ngành thương mại sau đây được bổ sung thêm và bạn rất cần lưu ý:

1. I’m trying to arrange a meeting for next month./ next year./ the project group.: Tôi đang cố gắng sắp xếp cuộc họp cho tháng tới./ năm tới./ nhóm dự án.
2. Can you make Tuesday?/ Can you come on Tuesday?: Anh/ cô có thể tham gia vào thứ Ba không?

Các  cách sử dụng khác nữa của make:

• Could we make it Thursday instead? – Chúng ta có thể thực hiện nó thay thế vào thứ Năm được không?
• I could make it at 2p.m – Tôi có thể tham gia vào 2 giờ chiều.
• I can’t make the meeting: Tôi không thể tham gia cuộc họp.

3. Is Juan coming, by the way?: Nhân tiện cho tôi hỏi Juan sẽ đến chứ?

Để sử dụng ‘by the way’ để hỏi thêm thông tin, bạn có thể sử dụng các mẫu câu sau:

• By the way, is anyone else coming? – Nhân tiện cho tôi hỏi còn ai đến cùng nữa không?
• Who else is coming, by the way? – Nhân tiện cho tôi hỏi ai sẽ đến cùng nữa?

4. … it should be finished by 3:15. – … nó sẽ kết thúc trước 3:15.
5. … just in case the meeting overruns. – … chỉ trong trường hợp cuộc họp suôn sẻ.
6. … he didn’t want to miss the meeting. – … anh ta không muốn bỏ lỡ cuộc họp.
7. I’d like to come over to Poznan next week… – Tôi muốn qua Poznan vào tuần tới…
8. Any day next week except Friday would suit me. – Bất kỳ ngày nào trong tuần ngoại trừ thứ Sáu đều được.
9. Could you check with Alex and get back to me? – Cô/ anh vui lòng kiểm tra lại với Alex và báo lại cho tôi nhé?
10. … I’ll order some sandwiches… – … tôi sẽ đặt vài cái sanwich.
11. Otherwise I’ll see you in the office at 12:30. – Nếu không thì tôi sẽ gặp anh/ cô ở văn phòng lúc 12:30.

Các mẫu câu và cụm từ vựng kèm theo hội thoại tieng anh thuong mai trên đây, AROMA – TIẾNG ANH CHO NGƯỜI ĐI LÀM hy vọng bãn sẽ ứng dụng thật tốt. Và bạn cũng đừng bỏ lỡ các bài học bổ ích tiếp theo nhé!

Xem thêm:

• Tiếng Anh dành cho người đi làm
• Từ vựng tiếng Anh chuyên ngành khách sạn nhà hàng
• Tiếng Anh du lịch khách sạn
• Học tiếng Anh giao tiếp qua video
• Khóa học tiếng Anh giao tiếp